Vorstandsassistenz / Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

S563
Berlin
  • Bau und Immobilien
Bereits vergeben

Unser Mandant ist eines der führenden Dienstleistungsunternehmen seiner Branche. Das kommunale Vorzeigeunternehmen mit Sitz in zentraler Lage in Berlin beschäftigt über 1000 Mitarbeitende. Der wachstumsorientierte Immobilienkonzern erzielt jährliche Umsätze in dreistelliger Millionenhöhe, legt sehr viel Wert auf Nachhaltigkeit, Qualität und Zuverlässigkeit sowie auf eine ausgeprägte Kunden- und innovative Lösungsorientierung.
Sie suchen eine neue Herausforderung? Sie möchten den Vorstand und das Vorstandsteam in seinen komplexen Aufgabenstellungen administrativ und organisatorisch mit Ihrer ausgeprägten Kundenorientierung unterstützen? Sie organisieren, koordinieren souverän und mit Leidenschaft? Service, Qualität und gute Kommunikation sind für Sie ausgesprochen wichtig?

Was Sie erwartet:

  • Sie stellen proaktiv, professionell und diskret für einen Vorstandsbereich den reibungslosen Tagesablauf im Vorstandssekretariat sicher.
  • Sie verstehen sich als koordinierende und informierende Schnittstelle in der Abstimmung mit Mitarbeitenden sowie internen und externen Stakeholder:innen. Sie agieren dabei fachkompetent, freundlich, offen, serviceorientiert.
  • Ihnen obliegen das Office Management, Sekretariatsaufgaben (Tagesmappe etc.) sowie die sachgerechte Bearbeitung ein- und ausgehender Korrespondenz (Post und E-Mails) des Vorstands.
  • Sie sorgen routiniert und zuverlässig für die fachlich kompetente Vor- und Nachbereitung von internen und externen Terminen / Meetings des Vorstands und der Leitungsebenen sowie für die Vor- und Nachbereitung von Geschäftsreisen inkl. Kostenabrechnung.
  • Informationsbeschaffung und Vorbereitung von Präsentationen sind für Sie selbstverständlich.
  • Sie sorgen für die Verwaltung von Dokumenten, Führung von Akten, Unterschriftsanforderungen und genehmigungspflichtigen Vorgängen (digitales und analoges Ablagen-Management, Wiedervorlagesystem).
  • Sie prüfen und bearbeiten Rechnungen im internen digitalen Rechnungsworkflow; Sie koordinieren die Materialbeschaffung und -verwaltung, übernehmen Sonderaufgaben.

 

Was Sie mitbringen:

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen Bachelor-Abschluss mit betriebswirtschaftlichem Schwerpunkt.
  • Sie besitzen profunde berufliche Erfahrung in gehobener Sekretariats-/Assistenzfunktion, gern auf Geschäftsführungsebene von Dienstleistungsunternehmen. Gute Kenntnisse der Immobilienwirtschaft sind von Vorteil.
  • Sie zeichnen sich aus durch ein vorbildliches, professionelles, freundliches und kundenorientiertes Auftreten.
  • Sie setzen Prioritäten und gehen professionell mit Zeitdruck und Zielkonflikten um.
  • Ihnen ist eine analytische, strukturierte und fehlerfreie Arbeitsweise (Text, Zahlen, Präsentationen usw.) zu Eigen ebenso wie Gewissenhaftigkeit und die notwendige Detailorientierung.
  • Sie identifizieren sich im hohen Maße mit Ihren Aufgaben, blicken gern über den Tellerrand und sind interessiert an persönlicher Weiterentwicklung.
  • Sie sind sich der Diskretion, Loyalität und Vertrauensstellung in einer solchen Position bewusst.
  • Sie arbeiten gern im Team, übernehmen Verantwortung, sind selbständig und engagiert.
  • Sie sind sicher im Umgang mit allen MS-Office-Programmen, kennen ERP-Programme.
  • Sie sprechen verhandlungssicher Deutsch in Wort und Schrift, beherrschen die neue deutsche Rechtschreibung. Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind vorhanden.

 

Was unser Mandant Ihnen bietet:

  • Eine vielfältige und abwechslungsreiche Tätigkeit auf Top-Ebene
  • Ein kollegiales teamorientiertes Arbeitsumfeld mit motivierten und engagierten Kolleg:innen
  • Eine angemessene tarifliche Vergütung in einem kommunalen, nachhaltig agierenden Unternehmen mit einem modernen Arbeitsplatz im Herzen von Berlin.

 

Unser Mandant setzt sich aktiv für die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern ein. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Ebenfalls begrüßt werden Bewerbungen von Menschen unterschiedlicher Herkunft, Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Unser weiterer Recruiting-Prozess sieht wie folgt aus: Nach Eingang Ihrer Online-Bewerbung erhalten Sie zeitnah per E-Mail eine Eingangsbestätigung. Unsere Kandidat:innen Gespräche finden im Mai/Juni 2021 statt. Die Präsentationsgespräche mit den finalen Bewerber:innen sind für Juni 2021 geplant.

Diese Position wurde bereits vergeben.

Hinweis zum Datenschutz: Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine durch Selaestus Personal Management GmbH ausgeschriebene Vakanz übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise von Selaestus zur Kenntnis genommen haben. Bitte achten Sie darauf, dass Ihr E-Mail-Provider Ihre Nachrichten und Unterlagen mindestens nach SSL-TSL verschlüsselt. Um die Datensicherheit weiter zu erhöhen, können Sie uns gern auch Ihre Bewerbungsunterlagen als passwortgeschützte zip-Datei zusenden.

Selaestus Personal Management gehört zu den Top Personalberatungen in Deutschland in der Kategorie „Executive Search“. Das Karriere-Portal experteer zeichnete Selaestus 2017 und 2019 in der Kategorie „Executive Search“ zum „Headhunter of the Year“ aus. Weitere Informationen zum Leistungsspektrum finden Sie auf unserer Homepage.